Почему у людей часто не приживаются менеджеры задач

Позавчера я рассказал вам о двух популярных облачных менеджерах задач — Wunderlist и ToDoist.

Надеюсь, вы уже выбрали для себя какой-то один вариант, а теперь пришло время поговорить о том, почему многие люди, которые загораются подобными системами и ставят их на все свои устройства, так и не начинают использовать их по полной программе.

Кто-то вообще забывает и со временем удаляет все, что он установил, а кто-то пользуется в каком-то минимальном режиме, используя всего одну или две возможности.

Чтобы объяснить причину подобного положения дел я предлагаю вспомнить одну из лучших книг по личной эффективности «7 навыков высокоэффективных людей» от Стивена Кови.

Там у него довольно существенный раздел книги посвящен тому, что же лучше всего поставить в центр своей жизни. Как вариант можно, например, поставить в центр жизни себя, любимого человека, друзей, семью, веру, деньги, карьеру, собственность, удовольствия и даже врага…

Но все эти варианты несмотря на кажущуюся логичность некоторых из них являются не лучшим выбором. Это связано с тем, что мы чувствуем себя безопасно и комфортно только в том случае, если со сферой, которую мы поставили на первое место все хорошо. Но в любой из перечисленных сфер могут начаться проблемы и тогда человека ждут депрессия, потеря чувства безопасности и ряд других негативных моментов.

Если вы читали эту книгу, то должны помнить, что сам Кови предлагает поставить в центр жизни верные принципы.

Позволю себе процитировать буквально три абзаца. Вот что он пишет:

«Помещая в центр нашей жизни верные принципы, мы создаем надежную базу для развития четырех факторов жизнеобеспечения.

Безопасность проистекает из знания о том, что в то время, как другие центры ставят нас в зависимость от людей или явлений, подверженных быстрым и частым изменениям, верные принципы незыблемы. На них можно положиться.

Принципы ни от чего не зависят. Они не сойдут с ума и не начнут вдруг обращаться с нами по-другому. Не потребуют развода и не сбегут с нашим лучшим другом. Не станут лезть вон из кожи, чтобы «достать» нас. Не станут срезать угол или латать дыры на манер «тришкиного кафтана». Они не зависят от поведения других людей, окружающей среды либо моды. О них не скажешь, что сегодня они одни, а завтра — другие. Они не горят в огне, не боятся землетрясения; их невозможно похитить.

Принципы — это глубокие, фундаментальные истины, классические истины, общие родовые признаки. Они накрепко вплетены в ткань нашей жизни, придавая ей аккуратность, прочность, красоту и нетленность.»

Теперь вернемся к тому, почему многие люди так и не могут начать нормально использовать облачные менеджеры задач.

На мой взгляд, причина такого положения дел в том, что у людей просто нет единой системы правил, по которым нужно пользоваться данным сервисом. Нет тех самых принципов, по которым человек намерен пользоваться этим менеджером.

Я до сих пор не понимаю почему никто из разработчиков не додумался сделать какой-то базовый набор уроков, о том как наиболее эффективно использовать их менеджер задач. Я говорю не о тех видеоуроках, которые показывают какие возможности есть в их программе, а именно о концепции тайм-менеджмента, под которую сделано их решение.

Сейчас ситуация во многих сферах такова что, разработчик дает сам инструмент и говорит пользователю — вот тебе инструмент, дальше пользуйся как хочешь, как сам знаешь. Но проблема в том, что человек не знает как!

Я помню у меня такая же ситуация была с Evernote. Когда этот инструмент только появился, я установил его себе, сказал «Да, классно» и на этом все закончилось. Я забыл про него и не вспоминал до тех пор, пока мне не стало попадаться все больше упоминаний о нем. То здесь кто-то что сказал про Evernote, то там что-то услышал и постепенно, когда набралась критическая масса таких упоминаний, я решил сделать второй заход и конкретно во всем разобраться.

Помню я очень долго с ним «ковырялся», пытаясь создать некую систему правил, по которой я теперь буду хранить информацию в этой системе. И только после того, как эта система правил была создана и я начал следовать ей, только тогда я действительно ощутил всю мощь этого инструмента и постепенно он настолько плотно вошел в мою жизнь, что теперь не проходит и часа, чтобы я им не воспользовался. Вот и сейчас я пишу эту заметку в Evernote.

Также обстоит дело и со многими другими программами и сервисами. Разработчики дают инструмент, но не дают методологию его использования, набора правил, по которым нужно взаимодействовать с их продуктом. И особенно ярко это видно именно на примере всевозможных менеджеров задач, в том числе и вышеупомянутых Wunderlist и ToDoist.

Да, менеджер задач. Да, можно добавлять в него задачи, группировать по спискам, ставить напоминания, добавлять заметки и т.д. — все это прекрасно, но я пока не понимаю как это использовать в моей жизни, для того чтобы стать более эффективным и продуктивным.

А если еще учесть что все новое — это выход из привычной зоны комфорта и наш разум всяческими путями пытается задвинуть это новое в дальний угол, то становится понятно, почему лишь у единиц пользователей, то или иное решение реально приживается и используется по максимуму, реально повышая производительность человека.

Поэтому мой вам совет — если вы хотите, чтобы тот или иной инструмент у вас работал — сначала сядьте и распишите для себя набор правил, по которым вы будете пользоваться этим инструментом.

Если мы говорим о менеджерах задач, то здесь я бы посоветовал для начала прочитать любую хорошую книгу по тайм-менеджменту, например «Тайм-драйв» Глеба Архангельского или «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена.

При этом совсем необязательно использовать систему, предложенную автором на 100%. Все мы разные люди, живем в разных местах, занимаемся разными делами, поэтому система тайм-менеджмента у каждого все равно будет своя в той или иной степени. Главное, что книги дадут вам фундамент, на основе которого вы сможете построить свою систему, а дальше уже включить в эту систему один из вышеупомянутых менеджер задач.

В свое время я так и сделал. Я перечитал огромное количество книг по тайм-менеджменту, выявил общие законы, которые повторялись у большинства авторов, плюс взял все те решения, которые хорошо подходили под мой образ жизни и начал действовать по этой системе.

В то время еще не было достойных облачных менеджеров задач, поэтому я пользовался другими средствами. С появлением же Wunderlist мне не составило труда легко на него перейти, потому что у меня уже была готовая система правил по которой я действовал. Начиная с планирования дня и фиксации всех новых задач, и заканчивая четкими правилами, что делать в разных нестандартных ситуациях, чтобы минимизировать невыполнение плана.

Таким образом, Wunderlist быстро стал частью моей жизни и сегодня я использую его на полную катушку, как для личных задач, так и для работы с командой из 10 человек. Сегодня при поступлении новой задачи я уже по привычке достаю смартфон, запускаю Wunderlist и фиксирую это задачу.

Но если такой системы нет, то, увы, инструмент работать не будет. Это все равно что ноутбук, в котором не установлена операционная система. Он включается, лампочки моргают, но он бесполезен, потому что в нем нет программы, которая позволяет им пользоваться. Также и со всеми менеджерами задач. Человек его скачивает, устанавливает, но у него нет системы правил, как им пользоваться.

Я специально расписал один вывод два раза, чтобы донести до вас важность этого момента.

Как могут выглядеть эти правила?

Расскажу вам несколько правил моей системы, чтобы было понятнее.

Например, у меня есть папка НЕДЕЛЯ, в которой хранятся списки на каждый день недели.

Все задачи на день, после утреннего планирования я помещаю в список сегодняшнего дня. Если в течение дня возникают какие-то задачи, которые должны быть выполнены в один из ближайших дней, я просто фиксирую такую задачу в списке этого дня. Например, сегодня четверг и мне позвонили друзья, пригласили в субботу погоняться на картингах. Если я дал согласие, то фиксирую в список СУББОТА задачу «Картинг с друзьями в 12.00».

Когда утром субботы я сяду за планирования дня, я первым делом проверю список СУББОТА и увижу эту задачу, что позволит вписать ее в свое расписание на день.

Кому-то удобнее для этих целей пользоваться календарем и это нормально. Мне удобнее такой формат.

Другое правило. Любая задача, которая передо мной возникает, обязательно проходит через принцип двух вопросов. Эти два вопроса позволяют либо выполнить задачу сразу, либо делегировать её, либо зафиксировать в один из списков Wunderlist для последующего выполнения.

Есть правила, которые позволяют параллельно работать сразу над несколькими крупными проектами.

Также я разработал для себя систему ценностей задач, которая чем-то похожа на всем известную систему приоритетов, но отличается тем, что содержит в себе еще мотивационную составляющую. Таким образом, в моей системе каждая задача получает свою ценность, что позволяет фокусироваться на главном и легко отсеивать все несущественные дела.

Плюс ко всему мы разработали специальный скрипт для быстрого планирования дня на основе системы ценностей задач.

Вот как он выглядит:

После формирования плана дня, по нажатию одной кнопки он передается в Wunderlist и попадает в список текущего дня. Очень удобно.

И это только небольшая часть моей системы, о которой я могу понятно рассказать в рамках этой статьи. Но думаю уже этого достаточно, чтобы донести до вас главную идею.

Она очень проста. Чтобы облачный менеджер задач заработал у вас на полную мощность, у вас в голове должна быть система правил, опираясь на которую вы сможете действительно повысить свою эффективность и естественным путем задействовать все функции менеджера задач.

Когда же такой системы нет, то любой менеджер задач становится никчемным инструментом, который быстро забрасывается и перестает использоваться.

Вот такие мысли возникли у меня по этой теме и я решил ими поделиться. А вы что думаете по этому поводу? Было ли у вас такое что вы узнавали о каком-то классном инструменте, который все хвалят, но после того, как вы его начинали использовать то надолго он у вас не задерживался?

Буду рад ознакомиться с вашими мыслями на этот счет в комментариях.

P.S. Если у вас нет времени своими силами создавать систему тайм-менеджмента под Wunderlist, то вы можете перенять мой опыт. Я уже 3 года веду свои дела, используя Wunderlist и за эти годы выработал универсальную систему, которая подходит людям самых разных профессий. Чтобы узнать подробнее, кликните по картинке ниже:

На этом сегодня все. Спасибо за внимание!