Как вы храните полезную и важную информацию?
Не знаю как вы, а я люблю поддерживать порядок и в доме и в автомобиле и в голове и в компьютере и в бизнесе, в общем во всех сферах своей жизни.
Хотя с детства мне эту привычку особо не прививали, все изменилось после прочтения мной двух книг о важности порядка во всем. Суть обоих сводилась к тому, что беспорядок в любой его форме вытягивает из нас энергию и вносит существенную роль в нарастание общего стресса по жизни.
Даже сами вспомните, когда наведешь порядок дома или в машине, насколько приятнее становится просто даже находиться внутри и настроение повышается автоматически. А вещи, за которыми постоянно следят и держат в чистоте служат дольше и доставляют меньше проблем владельцу.
Поэтому еще несколько лет назад я выработал у себя привычку к порядку и считаю её одной из важнейших своих привычек.
Единственное, что мне не давало покоя, так это то как же навести порядок в голове, ведь сегодня нужно помнить столько вещей, что никакой памяти не хватит, а с каждым днем информации становится все больше.
Вот для примера мой список полезных данных, которые нужно где-то хранить:
— Номера моих электронных кошельков
— Адреса, телефоны, email, icq, реквизиты сотрудников
— Идеи новых проектов, бизнесов, сплит-тестов, маркетинговых фишек и т.д.
— Параметры настройки различного оборудования (модемы, роутеры и т.д.)
— Контроль финансовых вложений в тот или иной проект
— Личный дневник
— Интересные материалы из интернета, которые надо прочитать как будет время
— Лицензионные ключи от купленных программ
— PIN коды от сим-карт и банковских карт
— Дневник спортивных тренировок
— Кулинарные рецепты фруктовых коктейлей и салатов
— Схемы проезда, расписания
— Время работы и телефоны разных организаций
— Контроль доставки покупок, сделанных в интернет-магазинах
— Список книг и фильмов на прочтение и просмотр
— Сканерокопии важных документов (паспорта, ИНН, ОГРН, договора и т.д.)
— Пароли платежа для разных платежных систем
— Визитки разных людей и организаций
— Мои банковские реквизиты, коды, секретные слова в разных банках
— Ударный фаил (лучшие продающие тексты и письма)
— Дневник изучения английского языка
— Контроль того кому, сколько, под какие проценты и до какого числа дал в долг
— Список того, что хочу купить в будущем
— Список целей на неделю, месяц, год, 10 лет
— Краткие отчеты по прочитанным книгам (все самое ценное, что узнал)
— Хеш-коды всяких тарифных опций Мегафона (экономия на связи в поездках)
— Сканы спортивных карт (связано с моим спортом)
— Контакты партнеров по бизнесу
— Коды почтовых ящиков и домофонов в разных квартирах
— Интересные комбинации элементов одежды (фото из журналов, фото маникенов в бутиках)
— Интересные находки в плане дизайнов сайтов и интерьеров
— Туристические маршруты и другая полезная информация в путешествиях
— Контроль поручений данных сотрудникам
— и так далее, я могу продолжать этот список и дальше.
Если пытаться все это держать в голове, то это будет выглядеть примерно так:
Так как же тогда хранить всю эту информацию наиболее оптимальным способом, да в идеале еще и так, чтобы она всегда была под рукой?
Кстати, на днях закончил чтение книги Дэна Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», где в главе под названием «Как справиться с информационной лавиной» он пишет о тех же самых проблемах. Вот несколько цитат из этой главы:
По поводу информационного потока:
Считается, что мы живем в безбумажную эру. Однако, по данным компании University Microfilms, только в здесь в США, мы производим миллиард страниц информации каждый Божий день. И мне иногда кажется, что почти все они проходят через мой стол!
По поводу фиксирования всех идей, которые приходят в голову:
Многие годы я пользовался тактикой, заимствованной у Майкла Вэнса, верного помощника Уолта Диснея, так называемой раскадровкой. У себя в кабинете я повесил пробковую доску с вертикальными колонками, озаглавленными по названиям бизнеса или проекта, и всякий раз, как у меня появлялась какая-нибудь идея, я набрасывал её на маленькой карточке размером чуть больше спичечной коробки и прикалывал в нужной колонке. Я всегда носил с собой небольшую пачку карточек, и ни одной идеи не упускал.
Я завожу на каждый проект особую тетрадь или блокнот. Записные книжки и ручки у меня лежат повсюду. Даже в уборной.
Это важная часть метода: выбрать и использовать какой-нибудь способ фиксирования каждой идеи, где бы и когда бы она вас не посетила.
По поводу нагромождения бумаг и хранения информации:
Многие из нас сталкиваются с проблемой нагромождения бумаг. Моя хорошая подруга Ли Милтир держит архив документов в огромных прозрачных мешках, и всегда видит, где что искать. У меня каждая пачка бумаг снабжена карточкой-ярлыком с названием. На моих полках больше тысячи книг, но если мне попадается такая, где лишь несколько достойных внимания страниц, я вырываю их, подшиваю в папку, а книгу выбрасываю.
Определенно отличный способ уменьшить бумажные завалы — хранить информацию на компьютере. Грамотный тайм-менеджмент здесь состоит в том, чтобы в нужный момент быстро находить все необходимые материалы — это моя ахиллесова пята.
И как итог этой главы он пишет:
Безжалостная истина №7. Кто не упорядочивает информацию, тот не может заработать на информации.
Книга эта достаточно старая и из нее четко видно, что ему не хватало цельной синхронизируемой системы хранения информации с удобным поиском.
Лично я в период с 2006 по середину 2012 года для хранения всех перечисленных выше данных использовал связку из нескольких инструментов. В первую очередь это программы:
— Программа для ведения личного дневника
— Программа для ведения дневника спортивных тренировок
— MinManager для создания интеллект-карт
Все контакты я хранил в почтовой программе, а для списка дел использовал блокноты и тетради. Идеи фиксировал как попало — когда на листки записывал, когда в телефон в заметки.
Но чем дальше, тем больше я понимал что эта система не эффективна и от этого хаоса нужно переходить на какую-то единую систему хранения всех данных, которая в идеале должна выглядеть так:
1. Информация должна быть доступна мне и на чтение и на запись с любого устройства (телефон, планшет, ноутбук, компьютер).
2. Обязательно должна быть синхронизация данных. Чтобы если я что-то добавил с одного устройства, это тут же появлялось и на остальных.
3. В системе должна быть мощная система поиска.
4. Система должна быть легкой и шустрой в работе (для меня это очень важно).
5. Система должна быть защищенной и безопасной, чтобы я мог доверить ей даже какие-то важные данные типа номеров кредитных карт или платежных паролей.
6. Будет здорово если для этой системы есть плагин для браузера Google Chrome, чтобы я мог добавлять в нее информацию прямо с сайтов.
7. Все это удовольствие должно стоить вменяемых денег.
И хотя по началу казалось, что будет нереально найти систему хранения данных, отвечающую всем этим требованиям, я все-таки решил потратить на это свое время и занялся поисками. И хотя времени было потрачено много нужное решение все-таки нашлось! А когда я плотно поработал с ним то понял, что это именно то, что мне было нужно.
Скажу даже больше, кроме тех требований, что я предъявлял в этой системе оказалось еще несколько интересных возможностей, до которых я сам не додумался. Это во-первых, возможность дать доступ к определенной информации любому человеку — данную функцию я теперь постоянно использую в работе, когда нужно дать какие-то задания или информацию сотруднику или партнеру. А во-вторых, возможность распознавания текста в тех документах, которые я загружаю в виде картинок — визитки, сканы документов и другие подобные материалы. Таким образом поиск осуществляется и по ним, что просто мега-классно!
Таким образом, с 2012 года я использую эту систему и поддерживаю все свои данные в полном порядке. При этом доступ к системе всегда со мной, а это значит, что ни одна идея не ускользнет, а доступ к любой важной информации я могу получить за считанные секунды.
Эта система здорово экономит моё время и позволяет фиксировать абсолютно все идеи и задачи. Вы бы знали как эта система освобождает голову и дает сосредоточиться на более важных и творческих делах.
Я бы выразил это состояние такой картинкой:
Никакого стресса, никакой лавины информации, только четкая работа над важными проектами. Все под контролем.
В этой заметке я не буду раскрывать название этой системы, хотя подозреваю, что вы уже догадались о чем идет речь. В любом случае, я запланировал еще одну отдельную заметку по этой теме, где мы уже более плотно познакомимся с этой системой.
А пока спрошу у вас — как вы на данный момент храните всю ту информацию, которую нужно где-то хранить? И устраивает ли вас ваша текущая система хранения информации?
10/07/2013
