Сравнительный обзор двух лучших планировщиков задач: Wunderlist и ToDoist
Приветствую вас!
На связи Евгений Попов.
Сегодня я подготовил для вас интересный обзор двух самых популярных облачных решений для управления задачами.
Но для начала небольшая предыстория, чтобы понять, почему сегодня все больше людей переходят на подобные сервисы и отказываются от бумажных ежедневников.
Я думаю, вы заметили, что в последнее время мир резко ускорился. Мобильная связь, интернет, соцсети — за последние 10 лет настолько ускорили и удешевили общение между людьми, что это не могло не сказаться на общей скорости всех процессов, происходящих в обществе.
Кто-то однажды подсчитал, что количество информации, которая сегодня выходит в топовом еженедельнике, содержит столько же новостей, сколько человек, живший всего 200 лет назад, узнавал за всю свою жизнь!
Вчера мы с супругой приглашали на дом специалиста по массажу (женщина ~50 лет). Во время сеанса она сама заговорила о том, насколько сегодня все стремительно меняется и насколько ускорилась жизнь. Сравнивая свою жизнь в советские времена и сейчас, она признала, что, по сравнению с сегодняшним днем, тогда все было гораздо спокойнее и не было состояния гонки.
С одной стороны, хорошо, что все так быстро меняется и развивается, но это ускорение жизни имеет и обратную сторону.
Многие люди просто не могут справиться с тем потоком информации, задач, идей, возможностей, которые на них сваливаются. На каждом углу идет борьба за наше внимание, за наше время.
ТВ, социальные сети, инстаграм — это только верхушка айсберга современных поглотителей времени. Стоит только дать слабину, и они тут как тут.
В итоге все больше и больше людей попадают в ловушку прокрастинации, отсутствия приоритетов и слабой самодисциплины. Вроде постоянно чем-то занят, а результатов нет.
Поэтому сейчас на первый план выходит умение эффективно распоряжаться своим временем. Уметь распределять его так, чтобы в первую очередь выполнялись действительно важные дела, которые двигают нас вперед, и только потом все остальное.
Время — наш самый ценный ресурс. Его невозможно восполнить и в то же время за него идет постоянная борьба.
Теперь давайте разберемся, почему сейчас активно стали появляться сервисы и приложения, которые позволяют вести списки, планировать день и вести совместную работу, и почему все больше людей начинает их использовать.
Если взять одну из самых известных систем тайм-менеджмента — GTD (как привести дела в порядок), то мы увидим, что Дэвид Аллен — создатель этой системы, предлагает нам освободить свой разум от запоминания задач, перенеся их вместе с напоминаниями на внешний носитель. Таким носителем может быть обыкновенный блокнот.
Таким образом, разум, освобождённый от запоминания того, что должно быть сделано, может сконцентрироваться на выполнении самих задач, которые должны быть чётко определены и сформулированы заранее. При этом все документы он предлагает хранить в системе 43-х папок.
Но эта система была создана им более 20-ти лет назад и поэтому предполагала фиксировать все задачи на бумаге, а документы хранить в физических 43-х папках. И это уже тогда вызывало определенные сложности. Если, например, человеку надо было поехать на несколько дней в другой город, то ему надо было брать все эти 43 папки с собой, чтобы продолжать работать по системе.
За эти двадцать лет прогресс ушел далеко вперед, и сегодня многие документы стали цифровыми, а необходимость в бумажных ежедневниках по сути отпала.
Сегодня все больше людей переходит на облачные сервисы управления делами и хранения информации. Суть в том, что у вас есть единый аккаунт, доступ к которому вы получаете со всех ваших устройств. Вы можете взаимодействовать со списком своих дел через компьютер, смартфон, планшет или ноутбук. И если вы на одном из устройств внесли какие-то изменения — например, добавили задачу, то эти изменения сразу будут видны и на остальных ваших устройствах. Это достигается за счет синхронизации.
При этом внутри каждой задачи можно хранить всю связанную с ней информацию, прикреплять файлы, добавлять подзадачи и открывать к ней доступ другим людям.
Я, например, уже несколько лет пользуюсь таким менеджером задач и уже забыл, что такое бумажные ежедневники. Многие мои друзья и коллеги поступили так же. Это и удобнее, и позволяет реально освободить голову от хранения большого количества информации. Сегодня читал сайт «Лайфхакер», и там был обзор очередной новинки на этом фронте. Так вот, статья там начиналась такой фразой: «Удобный и функциональный планировщик задач нынче — обязательный атрибут жизни успешного человека.»
А сейчас давайте разберем самые популярные на сегодняшний день облачные менеджеры задач.
За свою практику я перепробовал много разных решений для управления задачами. Вот лишь некоторые из них:
Trello, Any.Do, ToDoist, Wunderlist, Toodledo, Springpad, MLO, Doit.im, Producteev, Asana,
Remember the milk, Things, Google Tasks, OmniFocus, TickTick
Каждое из этих решений заслуживает внимания, но я подумал, что будет правильнее, если я подробно расскажу про два самых популярных решения на сегодняшний день, которыми пользуются миллионы людей по всему миру. Эти два сервиса с большим отрывом опередили все остальные варианты.
Итак, наш первый герой:
Проект, который появился в 2007 году и с тех пор постоянно развивается. К 2013-му году число пользователей ToDoist достигло заветной цифры в 1 000 000 пользователей, а на сегодняшний день по некоторым данным их уже более 4 000 000.
ToDoist отличает легкий и простой интерфейс и в то же время хорошая функциональность. Есть под все современные платформы.
ToDoist доступен на всех популярных платформах:
Возможности сервиса:
+ Добавление задач и проектов.
+ Возможность дать доступ к проекту кому угодно – коллегам, друзьям, членам семьи – для совместной работы над общими планами и целями.
+ Разбивка задач на подзадачи. Разбивая серьезные задачи на меньшие подзадачи, нам становится их проще выполнять.
+ Подпроекты. Внутри основного списка задач можно создавать дополнительные списки.
+ Даты выполнения словами. Можно устанавливать срок выполнения, используя обычный язык, например «понедельник в 2 часа дня».
+ Уведомления. Получайте уведомления на электронную почту или push-уведомления по мере появления значительных изменений.
+ Мощный инструмент для повторяющихся дат. Быстро устанавливайте срок выполнения, используя обычный язык, например «каждый день в 2 часа дня».
+ Синхронизация информации в режиме реального времени. Данные синхронизируются автоматически на всех платформах и устройствах.
+ Визуализируйте свою производительность. С помощью Todoist-кармы вы можете отслеживать свою производительность и со временем анализировать её показатели.
+ Приоритеты для задач.
+ Напоминания (только в премиум версии). Получайте напоминания с помощью электронной почты, push-уведомлений или SMS-сообщений. Также получайте на ходу оповещения на основе определения местоположения.
+ Комментарии (только в премиум версии). Используя заметки к задачам, добавляйте столько деталей, сколько хотите. Или прикрепляйте pdf-файлы, таблицы и фотографии.
+ Метки и фильтры (только в премиум версии). Определить контекст задач с помощью меток — отличный способ стать ещё организованнее. Создавайте пользовательские фильтры, которые подойдут для вашего рабочего процесса.
+ Синхронизация календаря (только в премиум версии).
+ Шаблоны проектов (только в премиум версии).
+ Добавление заметок и файлов к задачам (только в премиум версии).
+ Добавление задачи с помощью электронной почты (только в премиум версии).
+ Оповещения по месту нахождения (только в премиум версии). Получайте оповещения о задачах на iOS или Android, когда вы приезжаете или уезжаете из определённого места.
+ Поиск по задачам (только в премиум версии).
+ Есть функция резервного копирования ваших задач (только в премиум версии).
+ Есть API (для доступа к сервису из других приложений и скриптов).
+ Система горячих клавиш для удобной работы с приложением через клавиатуру.
+ Максимальное количество проектов — 80 (в бесплатной версии) и 200 (в премиум).
Как видите, ToDoist — это очень функциональное решение, которое по праву входит в тройку лучших решений для управления задачами на сегодняшний день.
Какие минусы есть у ToDoist?
Первый минус, как вы скорее всего уже поняли, заключается в том, что большинство функций ToDoist доступны только в premium-версии, которая на данный момент стоит 1199 руб. (~25$) в год.
Второй минус заключается в том, что иногда в ToDoist встречаются непонятные ошибки, которые портят все впечатление (пример).
В остальном все прекрасно.
В целом, если подводить итог, то могу сказать, что ToDoist — достойный выбор с богатым функционалом, хорошим юзабилити и современным дизайном. Если бы не Wunderlist, то в качестве своего менеджера задач я бы использовал именно ToDoist в его premium-варианте. Им пользуются некоторые мои коллеги.
Плюсы: Есть под все платформы, геймификация, легкость, функциональность, дизайн.
Минусы: Все основные фишки только в premium-версии, иногда бывают ошибки.
А теперь перейдем к главному герою нашего обзора:
Вот мы и добрались до инструмента, которым лично я и моя команда пользуемся уже третий год и пока не собираемся с него никуда переезжать. Сервис называется Wunderlist. Это разработка немецкой команды программистов 6 Wunderkinder GmbH.
В данный момент аудитория Wundelist насчитывает 13 миллионов пользователей по всему миру, а руководитель компании, Кристиан Ребер, поставил задачу достичь 100 миллионов в ближайшем будущем. Для этого компания запустила в этом месяце специальные API, которые позволяют интегрировать Wunderlist в другие сервисы.
Wunderlist во многом похож на ToDoist. Практически тот же функционал, легкий и понятный интерфейс, мгновенная синхронизация, возможность командной работы, но при этом практически все функции в Wunderlist полностью бесплатны.
Wunderlist на данный момент доступен для следующих платформ: iPhone, iPad, Android, Windows Phone, Windows 8, Windows 7, Mac, Chromebook, Kindle Fire и доступен через Web.
Основные возможности Wunderlist:
Возможность сгруппировать списки задач в папки.
+ Добавление задач и проектов (списков).
+ Общие списки. Wunderlist позволяет создавать совместные списки. Очень удобно для делегирования задач.
+ Установка крайнего срока выполнения задачи.
+ Можно прикрепить голосовое сообщение к любой задаче (по нажатию специальной кнопки внутри задачи, запускается запись с микрофона).
+ Подзадачи. Достигайте большего, разбивая серьезные задачи на меньшие подзадачи (многоуровневые).
+ Синхронизация информации в режиме реального времени. Теперь не нужно делать синхронизацию вручную, все происходит автоматически на всех платформах и устройствах.
+ Уведомления. Получайте уведомления на электронную почту или push-уведомления по мере появления значительных изменений.
+ Заметки к любой задаче. Используя заметки к задачам, добавляйте столько деталей, сколько хотите. Или прикрепляйте файлы, таблицы и фотографии.
+ Комментарии к любой задаче. Если задача делегирована другому человеку, то вы можете общаться внутри задачи через систему комментариев.
+ Возможность распечатать любой список задач.
+ Поиск по задачам.
+ Добавление задачи с помощью электронной почты.
+ Синхронизация с календарем.
+ Возможность сделать список задач общедоступным (можно использовать для мотивации).
+ Метки. Определить контекст задач с помощью меток — отличный способ стать ещё организованнее.
+ Выделение активных задач (выделенная задача автоматически перемещается наверх списка).
+ Можно менять фоновое изображение основного окна программы.
+ Возможность создать полную резервную копию данных и сохранить ее на своем компьютере.
+ Система горячих клавиш для удобной работы с приложением через клавиатуру.
+ Система умных списков.
+ Возможность взаимодействовать с сервисом через API. Мы даже написали специальный скрипт для планирования дня, который передает этот план в Wunderlist через API. Если интересно, отпишитесь в комментариях, расскажу где узнать подробнее.
Как видите, Wunderlist предлагает практически все те же функции, что и ToDoist, но при этом все эти функции доступны бесплатно.
Справедливости ради стоит сказать, что у Wunderlist есть Pro версия, в которой добавлены лишь незначительные изменения:
+ 30 фоновых картинок вместо 20 в бесплатной версии.
+ Неограниченное количество подзадач, которые можно добавить к одной задаче. В бесплатной версии можно добавить 25 подзадач.
+ К задаче можно прикрепить файл любого размера. В бесплатной версии макс. 5 Мб на файл.
+ На один список задач можно назначить неограниченное количество людей. В бесплатной версии — это 25 назначений.
Признаться честно, за три года использования этого сервиса я ни разу не ощутил потребность в Pro-версии, несмотря на то, что мы используем Wunderlist и для командной работы из 10 человек.
Кстати, еще один важный момент. Буквально на днях компания Microsoft приобрела Wunderlist. При этом приложение по-прежнему останется доступным на различных мобильных платформах, а также в веб-версии. Команда разработчиков останется в Берлине, а руководство компании останется прежним. Плюс ко всему, в приложении также появится ряд новых функций и интеграция для различных партнерских платформ.
Возможно, стоит ждать, что в одной из ближайших версий Windows, Wunderlist станет встроенным в систему планировщиком задач.
Какие минусы есть у Wunderlist?
Для меня у Wunderlist есть только один минус — это отсутствие геймификации, которая так понравилась мне в ToDoist. Геймификация — это отличный инструмент мотивации, поэтому на мой взгляд, — это надо обязательно использовать в менеджерах задач.
Плюсы: Есть под все платформы, легкость, функциональность, дизайн, бесплатность.
Минусы: Отсутствие геймификации.
Если вы хотите начать использовать Wunderlist, но у вас нет времени разбираться в нем, то вам пригодится небольшой миникурс из 7 уроков, который я подготовил для вас в рамках этой статьи.
СКАЧАТЬ МИНИКУРС (104 Мб)
Навигационное меню, которое ждет вас внутри:
Вот такой получился обзор. Надеюсь, он оказался полезным для вас.
А вы пробовали какие-нибудь системы управления задачами? Поделитесь своим опытом в комментариях — это будет интересно нам всем.
На этом сегодня все, спасибо за внимание. Советую также изучить мою статью о том, почему многие люди, начиная вести свои дела через один из облачных менеджеров задач, постепенно забрасывают это дело и возвращаются к прежнему режиму, когда все хранится в голове, на бумажках, на стикерах «не забыть!» и т.д.
15/06/2015
